Digitales Zeitfenstermanagement vereinfacht das Planen und Steuern der Ladezeiten spürbar

Die HANSA-FLEX AG ist Global Player in der Fluidtechnik und einer der führenden Systemanbieter im Bereich Hydraulik und Pneumatik. Über 4.200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten an mehr als 450 Standorten weltweit. HANSA-FLEX gewährleistet rund um den Globus eine hohe Verfügbarkeit der Produkte. Das stellt besondere Anforderungen an die Logistik und das Liefermanagement.

Ausgangssituation im Ladezeiten-Management

Von den beiden Zentrallagern in Bremen und Geisenfeld (Süddeutschland) aus beliefert HANSA-FLEX die Niederlassungen mit einem eigenen Fuhrpark und externen Transportpartnern. Auch die Anlieferung von Waren erfolgt durch eigene und externe Fahrzeuge.

Vor der Digitalisierung der Prozesse lief die Planung der Ladezeiten an beiden Logistikstandorten über zahlreiche Excel-Formulare. Abstimmungen zur Buchung der Ladezeiten fanden über Kommunikationskanäle wie E-Mail und Telefon statt. Dadurch war der personelle Aufwand für die einzelnen Prozessschritte entsprechend hoch.

Außerdem konnten sich bei der großen Menge an Touren und manuellen Abläufen schnell Fehler beim Datenaustausch einschleichen. Daher sollten die Prozesse mit einer Softwarelösung für digitales Zeitfenstermanagement schlank und einheitlich gestaltet werden.

Anforderungen an die Softwarelösung

In einem Webinar von PureLoX SOLUTIONS und über eigene Testaccounts haben sich die Verantwortlichen von HANSA-FLEX von den Vorteilen der Software plx.planning überzeugen können. Die webbasierte Software ist als Standalone-Lösung schnell verfügbar. Eigene Anforderungen können flexibel gestaltet werden.

Fynn Hampel, der verantwortliche Projektleiter bei HANSA-FLEX:
„Positiv war für uns die einfache Funktionalität und die schnelle Verfügbarkeit der Software plx.planning. Anpassungen, wie beispielsweise zum Umfang der Toureninformationen, zu Regeln oder zu Timeslots, können wir jederzeit selbständig durchführen.
Ein übersichtliches Dashboard ist bereits im Standard integriert. Hier können wir zum Monitoring Informationen wie Stoßzeiten, Pünktlichkeit und Auslastung abrufen und unsere Prozesse weiter optimieren. Wir haben uns für eine Cloud-basierte Lösung entschieden, die sofort über Webbrowser einsetzbar ist und die wichtigen Aspekte Sicherheit und Verfügbarkeit in einem äußerst hohen Maße erfüllt.“

Einfache Anpassung an die Kundenwünsche

In einem Workshop bei HANSA-FLEX wurden für beide Zentrallager die Anforderungen und Wünsche an die Prozesse definiert. Auf dieser Basis konnte die Software mit wenig Zusatzaufwand angepasst und abgestimmt werden.

Die neuen digitalen Prozessabläufe sind an beiden Standorten gleichartig: in der Software plx.planning werden die Touren einzeln oder per CSV-Upload direkt mehrfach angelegt. Die Transportpartner erhalten daraufhin ihre Daten automatisch per E-Mail mit Link zur Tour. Feste Partner loggen sich mit Ihren Zugangsdaten auf der webbasierten Plattform ein. In ihrem individuell sichtbaren Bereich wählen sie dann im vorgegebenen Zeitrahmen eine Ladezeit aus und buchen diese.

Darüber hinaus können die Partner ihre zugeordneten Touren über sogenannte „Single Logins“ an Dritte delegieren. Das ist beispielsweise dann hilfreich, wenn eigene Kapazitäten im geplanten Zeitrahmen nicht ausreichen. Die Drittpartner loggen sich mit Link und Passwort einmalig auf der Plattform ein und buchen für diese einzelne Tour ein Zeitfenster.

Schnelle Softwareeinführung

Stefan Disterheft, Logistics Consultant bei PureLoX, hat das Projekt bei HANSA-FLEX geleitet:
„Da plx.planning in der Praxis erfolgreich im Einsatz ist, deckt unsere Software bereits im Standard die Anforderungen für gängige Logistikprozesse ab. Die Anpassung und Konfiguration auf individuelle Regeln, Ladezeiten oder Anzahl der Rampen gestaltet sich sehr einfach.
Das Rollenkonzept, also welcher Benutzer welche Zugangsrechte bekommt, ist ebenfalls ganz leicht zu managen. Dadurch konnten wir für beide Zentrallager von HANSA-FLEX innerhalb von drei Monaten den Workshop durchführen, die Software anpassen und als sichere und schnell einsetzbare Cloud-Lösung zum Go-live bringen. Das geht theoretisch und praktisch sogar innerhalb von einem Tag, wenn unser webbasiertes plx.planning ohne besondere Anpassungen zum Einsatz kommen kann.

Eine regelrechte Schulung der Anwender ist nicht erforderlich. Die einfache Nutzung war bei HANSA-FLEX bereits im Vorfeld über Webinar, Testaccount und Workshop abgestimmt. Wir haben im Zuge der Inbetriebnahme, die wenige Stunden gedauert hat, lediglich nochmals das Personal hier und da unterstützt. Da stehen wir unserem Kunden auch nach dem Go-live mit dem Remote-Support bei allen Fragen zur Seite.“

Nutzen für HANSA-FLEX

Für HANSA-FLEX hat sich die Investition in ein digitales Zeitfenstermanagement gelohnt, erklärt Fynn Hampel: „Über das digitale Zeitfenstermanagement haben wir die Prozesse zur Planung der Ladezeiten einheitlich, effizient und transparent gestaltet. Wir sparen Zeit, schonen unsere Personalressourcen, reduzieren die möglichen Fehlerquellen und können an der Rampe effizienter agieren. Für unsere digital vernetzten Transportpartner bringt das ebenfalls Vorteile. Die Abstimmung ist simpel und die Standzeiten der Lkw werden reduziert.

Insgesamt haben wir über die einheitliche Software-Plattform einen Echtzeit-Überblick über den aktuellen Status der Touren und die geplanten Zeitfenster. Damit sind wir flexibler und können schneller agieren. Mit dem Produkt plx.planning von PureLoX SOLUTIONS und der Softwareeinführung parallel zum Tagesgeschäft sind wir sehr zufrieden. So einfach hätten wir uns den Digitalisierungsprozess nicht vorgestellt.“